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Em um universo corporativo cada vez mais digital, tornar-se uma empresa paperless não é mais uma tendência, mas sim uma realidade para organizações que precisam de agilidade e segurança, para assinar documentos, localizar arquivos e otimizar recursos.
Nesse contexto, vale destacar que o movimento paperless é uma cultura organizacional voltada para a gestão eficiente, com o objetivo de promover ambientes corporativos mais organizados e sustentáveis, a partir da redução de custos com a diminuição do uso de papel.
Na prática, ao reduzir ou até eliminar o uso de papel nas operações, além de ajudar a preservar o meio ambiente, uma empresa garante benefícios como maior eficiência, redução de custos e aumento da produtividade. Conheça as principais vantagens:
Armazenamento eficiente | Acesso remoto aos documentos | Melhor rastreabilidade | Economia de tempo | Segurança aprimorada | Redução de custos | Melhora nos processos internos | Maior segurança de dados | Produtividade e agilidade na gestão de documentos | Em dia com as exigências do mercado | Melhora na imagem da empresa
No mais, em um cenário de transformação digital nos negócios, tornar-se uma empresa paperless é fundamental para otimização de recursos e até para a competitividade corporativa. Saiba mais a seguir!
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O primeiro passo para dar um passo adiante na transformação digital e se tornar uma empresa paperless é digitalizar todos os documentos físicos existentes.
Nesta etapa inicial, utilize scanners ou até smartphones para converter contratos, relatórios, faturas e outros documentos em formato digital.
Em seguida, organize esses arquivos digitais em pastas virtuais de fácil acesso, a partir de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED).
Assim, sua organização se livra de arquivos físicos e tem acesso rápido e seguro aos documentos digitalizados.
Em seguida, uma das principais razões pelas quais as empresas ainda dependem do papel é a necessidade de assinaturas manuais.
No entanto, com o avanço da tecnologia, é possível adotar assinaturas eletrônicas, que têm validade legal.
Para isso, existem diversas soluções disponíveis que permitem que você colete assinaturas digitais em contratos, acordos e outros documentos importantes de maneira segura e eficiente.
Uma empresa paperless deve adotar ferramentas colaborativas online para facilitar a comunicação e o compartilhamento de informações entre os membros de uma equipe.
Nesta etapa, use plataformas de gerenciamento de projetos, como o Trello ou o Asana, para atribuir tarefas, acompanhar o progresso e compartilhar arquivos.
Além disso, utilize aplicativos de mensagens instantâneas e videoconferência para substituir reuniões presenciais e reduzir a necessidade de impressões de documentos.
Ao se tornar uma empresa sem papel, é essencial implementar os serviços de armazenamento em nuvem para guardar os documentos digitalizados de maneira segura.
Aqui, existem diversas opções consolidadas no mercado, como o Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, ou até o iCloud, caso sua organização utilize dispositivos e ferramentas da Apple.
Ao utilizar o armazenamento em nuvem, os colaboradores de uma empresa vão ter acesso rápido e prático aos documentos em qualquer lugar e podem processá-los com facilidade, eliminando a necessidade de impressões ou cópias físicas.
Em seu sistema de gestão de documentos, acione o uso de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, para acessar documentos e informações importantes.
Isso porque os dispositivos móveis são portáteis e permitem que os funcionários tenham acesso rápido aos documentos digitais, mesmo quando estão fora do escritório.
Além disso, incentive o uso de aplicativos corporativos que promovem o acesso seguro a documentos e garantem a edição e colaboração em tempo real.
Por fim, treinar uma equipe para utilizar uma tecnologia de gestão de documentos digitais é um ponto crucial ao adotar uma abordagem sem papel em sua empresa.
Diante disso, conheça algumas dicas sobre como treinar sua equipe de maneira eficaz:
Identifique as necessidades de treinamento | Desenvolva um plano de treinamento | Contrate especialistas ou consultores externos | Ofereça treinamento prático | Promova uma cultura de aprendizado contínuo | Forneça suporte técnico | Monitore e avalie o progresso
Lembre-se de que o treinamento é um investimento importante e contínuo. Afinal, quanto mais preparada e confiante sua equipe estiver em relação à tecnologia, mais tranquila será a transição para uma empresa paperless.
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Como visto, se tornar uma empresa paperless é um processo gradual, mas altamente vantajoso e que vai ao encontro da necessidade por transformação digital.
Em suma, além de contribuir para a sustentabilidade ambiental, a eliminação do papel traz inúmeras vantagens para os negócios, como aumento da eficiência, redução de custos operacionais e maior produtividade.
Mas, atualmente, no mundo dos negócios, é fundamental contar com diversas ações em prol do meio ambiente, inclusive no que diz respeito aos parceiros corporativos.
Para isso, é importante contar com fornecedores que tenham o mesmo propósito.
No caso da decoração, a Mackey Móveis está pronta para te ajudar! Somos uma empresa de fabricação de mobiliários corporativos funcionais, ergonômicos e de qualidade.
Temos uma equipe especializada e totalmente comprometida em atender, de maneira personalizada, as expectativas de cada cliente.
Além de estarmos conceituados entre os principais fabricantes de mobília corporativa de alto padrão no Brasil, temos um compromisso com a sustentabilidade.
Por isso, atendemos as exigências ambientais da certificação FSC de Cadeia de Custódia, Gestão Ambiental ISO 14.001 e normas da ABNT em todos os nossos produtos.
Nossos produtos são verdadeiros aliados para trazer produtividade, bem-estar e qualidade de vida para os colaboradores, o que ajuda na satisfação e retenção de funcionários de todas as gerações.
Caso sua empresa precise de móveis mais tradicionais, temos uma linha completa, com mesas, cadeiras e armários padrão.
Já no caso de organizações que optam pela versatilidade, também temos os móveis multifuncionais, produtos flexíveis que atendem a mais de uma função e são perfeitos para a organização e criatividade na composição de um escritório. Confira algumas opções:
Vale destacar ainda que a nossa linha de móveis multifuncionais corporativos, além de permitir a montagem para que os pets circulem com conforto, ainda proporciona um melhor aproveitamento dos espaços e promove maior interação entre os profissionais.
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Por fim, vale destacar que a Mackey é conceituada como uma das principais fabricantes de mobília corporativa de alto padrão no Brasil. Ou seja, oferecemos as melhores peças do mercado para sua empresa.
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