Mesa Mirror
Com o crescimento do trabalho no modelo remoto e híbridoem decorrência da panemia, a necessidade pelas reuniões online também aumentou. Mesmo com a volta ao presencial, as atividades virtuais permanecem em alta. Assim, é importante que as empresas entendam como organizar videoconferência.
Afinal, é preciso realizar de forma adequada esse tipo de encontro digital nas organizações para que as reuniões sejam eficientes, com discussões de qualidade e gerem insights produtivos.
Inclusive, a recorrência de bate-papos virtuais vem causando preocupações nas lideranças. Segundo pesquisa global da Dimensional Research, 42% dos profissionais planejam deixar o emprego atual por conta do excesso de videoconferências.
Outro estudo do Journal of Applied Psychology mostra que 92% das pessoas sentem fadiga e cansaço após a reunião online, principalmente quando tinham muitos bate-papos no mesmo dia.
Então, o que fazer neste cenário? Para otimizar a produtividade e eficiência de suas reuniões online, preparamos este artigo sobre como organizar videoconferência. Continue a leitura!
Leia também: Reuniões improdutivas: como evitar este problema na sua empresa?
Antes de planejar suas videoconferências, é fundamental definir medidas para que as reuniões não sejam exageradas e se tornem um atropelo na rotina dos colaboradores.
Algumas boas práticas são:
- Não agendar diversas reuniões em sequência;
- Respeitar o horário de começo e fim;
- Evitar reuniões próximas ao horário do almoço, das 12h às 14h, por exemplo;
- Não programar videoconferências ao fim do expediente;
- Recomenda-se ter reuniões mais curtas;
- É indicado ter um propósito bem definido no resumo da reunião para que os participantes saibam sobre o que será tratado;
- Garantir que os bate-papos sejam objetivos, evitando juntar muitos assuntos no mesmo encontro;
- Ter reuniões de 25 minutos, ao invés de 30, por exemplo, para que as pessoas tenham 5 minutos de descanso até a próxima atividade.
Para que a reunião por vídeo ocorra tudo bem e seja um sucesso, é importante ter uma pauta preparada e definir com antecedência quais são as pessoas que vão participar do encontro.
A partir daí, separamos um passo a passo para ajudar na organização!
Como você deve saber, existem inúmeras plataformas e aplicativos que permitem realizar a reunião. Os mais comuns são Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Slack e até Whatsapp. Há opções de planos gratuitos e outros que exigem assinatura, mas liberam recursos e funcionalidades.
Por isso, é bom analisar as alternativas e escolher aquela mais apropriada para a sua empresa, verificando se é possível compartilhar tela, quantos participantes são aceitos, qual a duração permitida, entre outros fatores.
Na pauta inicial, é importante separar os tópicos que serão tratados no encontro online e o tempo médio para debater cada um. Assim, é possível tornar a videoconferência mais proveitosa. Durante o bate-papo, também vale a pena ter alguém tomando nota das ações decididas, prazos e responsáveis por cada ação.
Os participantes devem ficar de olho na conexão com a internet, na qualidade da imagem na câmera e no microfone para não atrapalhar a reunião com este tipo de problema. Uma indicação é conectar o computador com 15 minutos de antecedência para verificar se tudo está funcionando.
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Como organizar videoconferência vai além das ferramentas e das boas práticas. É fundamental também que as pessoas se dediquem e tenham foco total para que a reunião seja produtiva. Para tanto, durante a chamada, é recomendado que deixe aberta apenas a aba do programa de transmissão e os documentos usados nas conversas.
Outra dica indispensável é desativar as notificações de e-mail, mensagens de celular, de aplicativos e redes sociais. Dessa forma, quando entrar na conferência, os colaboradores devem retirar esses alertas para se concentrar completamente no conteúdo e nos debates. Assim, é possível demonstrar seu interesse no bate-papo e ajuda a tornar a reunião mais ágil e eficiente.
O microfone aberto vira sempre motivo de piada durante as reuniões, seja de alguém falando ao fundo, de obras onde você mora, entre outros barulhos. Então, ao entrar numa chamada, lembrem-se de colocar o microfone no mundo, evitando vazar ruídos na transmissão. E, quando quiser a palavra, basta abrir o microfone.
Na hora de como organizar videoconferência, é importante avisar a todos que procurem espaços reservados. O ideal é ficar isolados da família, de barulho de conversas e da televisão ao longo do período do encontro. Para os profissionais que não possuem escritório na casa, a recomendação é se trancar em um cômodo. O que facilita a concentração e minimiza os ruídos, como falamos no tópico anterior.
Os participantes podem estar na empresa, numa cabine acústica, no escritório em casa, em uma cafeteria ou em qualquer outro lugar para realizar uma conferência online. Mas se não houver o conforto adequado certamente, os profissionais não vão prestar a devida atenção nos temas. Por isso, outro ponto de destaque é se preocupar com a ergonomia.
As empresas devem oferecer mesas e cadeiras apropriadas para os funcionários durante seu dia de trabalho e principalmente para as reuniões. Imagine só conversar com um cliente virtualmente e não ter uma postura adequada por não ter mobiliário correto. Não pode acontecer, não é mesmo?
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