Mesa Mirror
Quem nunca sofreu com o excesso de reuniões, ou com encontros de negócios que não tinham um assunto ou briefing específico. Isso sem contar aquelas conversas que se perdem. Todo este cenário foi ainda potencializado na pandemia com as famosas calls que se popularizaram. Mas, ao mesmo tempo em que os bate-papos eram necessários para alinhamentos e comunicações, por vezes, se tornaram exagerados, gerando reuniões improdutivas.
Nenhuma empresa quer sofrer deste problema, pois causa perda de produtividade e de eficiência da equipe, que precisa parar suas atividades para entrar nas calls. Junto com este fato, os colaboradores também ficam insatisfeitos.
Afinal, o bate-papo, seja com colegas de time, de outras áreas ou com lideranças, atrapalha sua rotina e atrasa suas tarefas, impactando negativamente o desempenho dos profissionais e os resultados da organização como um todo.
Além do que, tais reuniões improdutivas acabam não trazendo benefícios reais para os negócios, como por exemplo, a definição de novas estratégias e a tomada de decisões importantes.
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Para se ter uma ideia, segundo enquete da página Sua Vaga, do LinkedIn Notícias, a maioria dos profissionais acredita ter “reuniões demais” durante a jornada. No total, dos mais de 2,3 mil participantes da pesquisa:
Para 40% dos respondentes, as empresas desperdiçam tempo com reuniões | 33% não consideram que o tempo é perdido, mas admitem que poderia ser melhor aproveitado | 26% veem as reuniões sempre produtivas.
Outro estudo, realizado pela plataforma de gestão de tarefas Asana, revela que as reuniões desnecessárias acarretam uma perda de tempo de 3,6 horas por semana para os cargos de liderança sênior e 2,8 horas para os trabalhadores do conhecimento.
Seja improdutiva, desnecessária ou positiva, cada reunião tem um impacto de custo para os negócios, não é mesmo? Para fechar essa conta, o Shopify, empresa de tecnologia de comércio eletrônico, desenvolveu uma calculadora
para estimar esse gasto.Veja também: Como investir e melhorar o bem-estar dos funcionários
Para ter conversas empresariais mais eficientes, é importante colocar em prática estratégias assertivas. Veja as principais:
Nem todo assunto, dúvida ou necessidade de alinhamento precisa virar uma reunião. Um e-mail bem explicado e detalhado com funções, responsabilidades e próximos passos na execução das atividades pode resumir de forma sucinta o que seria tratado no encontro, otimizando o dia de todos os envolvidos.
Para tornar o tempo de reunião mais produtivo, separe os temas que precisam de debate e de tomada de decisão. Isso ajuda a evitar a dispersão dos presentes no encontro e minimiza o risco dos participantes abordarem assuntos aleatórios e desconexos com o tema central da reunião.
Mas também não adianta preparar um briefing gigante com diversos assuntos. É fundamental ter reuniões curtas e objetivas para sair delas com ações concretas. Por isso, ao definir os temas do encontro, foque em questões específicas e não deixe margem para que as pessoas desfoquem.
Saiba mais: Mesa de reunião para empresas: como escolher a sua?
Você, certamente, já vivenciou reuniões improdutivas que tinham 10, 15, 20 pessoas, não é mesmo? Então, fica claro que reduzir o número de presentes é uma medida positiva para que a conversa se desenvolva melhor, tenha pessoas que realmente contribuem com o assunto, e termine com resultados mais sólidos.
Somente na necessidade de passar comunicações a grupos maiores de funcionários, então, vale a pena convocar uma reunião geral para transmitir as informações e deixar todos a par do que está acontecendo.
Os líderes, naturalmente, precisam conduzir os papos e direcionar os assuntos para evitar reuniões improdutivas. Por outro lado, é fundamental que tais gestores, supervisores e coordenadores incentivem o diálogo e a participação da equipe para que os colaboradores possam trazer novas ideias e visões.
Essa diversidade de opiniões é bastante positiva para trazer soluções mais criativas para problemas complexos e até para auxiliar em inovações da empresa.
As plataformas e ferramentas de comunicação, como Slack, WhatsApp e outras, além de soluções de gestão de tarefas, como Trello e Asana, facilitam e muito a troca de informações e interação entre as pessoas. O que permite eliminar a necessidade de algumas reuniões, já que assuntos corriqueiros podem ser resolvidos de modo simples e rápido por esses aplicativos.
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Para que os participantes fiquem motivados e concentrados nos assuntos dos encontros de negócios, é bom também ter mobiliário e ambiente de trabalho apropriado. A mesa central de reunião, as cadeiras, a iluminação, o ar-condicionado, o projetor, a tela e outros equipamentos de tecnologia devem ser adequados para este propósito.
Apesar da cabine de trabalho acústica não ser tão normal nos escritórios, é uma ótima alternativa para as empresas na realização de calls e videoconferências. Assim, é possível evitar que chamadas virtuais sejam efetivas, reduzindo os ruídos externos e aumentando o foco dos participantes.
Fica claro que, para eliminar reuniões improdutivas, é fundamental ter mobiliário adequado para ajudar na concentração dos profissionais envolvidos.
Neste cenário, a Mackey Móveis está pronta para ajudar sua empresa na aquisição de móveis para escritórios pequenos! Somos uma fabricante de mobiliários corporativos funcionais, ergonômicos e de alta qualidade.
Temos uma equipe especializada e totalmente comprometida em atender, de maneira personalizada, as expectativas de cada cliente.
Além de estarmos conceituados entre os principais fabricantes de mobília corporativa de alto padrão no Brasil, temos um compromisso com a sustentabilidade.
Por isso, atendemos as exigências ambientais da certificação FSC de Cadeia de Custódia, Gestão Ambiental ISO 14.001 e normas da ABNT em todos os nossos produtos.
Nossos produtos são verdadeiros aliados para trazer produtividade, bem-estar e qualidade de vida para os colaboradores, o que ajuda na satisfação e retenção de funcionários de todas as gerações.
Caso sua empresa precise de móveis mais tradicionais, temos uma linha completa, com mesas, cadeiras e armários padrão.
Já no caso de organizações que optam pela versatilidade, também temos os móveis multifuncionais, produtos flexíveis que atendem a mais de uma função e são perfeitos para a organização e criatividade na composição de um escritório. Confira algumas opções:
Vale destacar ainda que a nossa linha de móveis multifuncionais corporativos, além de permitir a montagem para que os pets circulem com conforto, ainda proporciona um melhor aproveitamento dos espaços e promove maior interação entre os profissionais.
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Por fim, vale destacar que a Mackey é conceituada como uma das principais fabricantes de mobília corporativa de alto padrão no Brasil. Ou seja, oferecemos as melhores peças do mercado para sua empresa.
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Nos últimos anos, a sala de descanso nas empresas é cada vez mais comum para que os colaboradores tenham momentos de descompressão e até de lazer entre suas atividades.
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A cabine de trabalho ainda não é comum nos espaços corporativos, mas é uma opção interessante para garantir redução de ruídos externos, mais foco e concentração para chamadas telefônicas, videoconferências e até para uma sessão curta de trabalho.
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